お客様とのメールのやり取りで気をつけるポイント

こんにちは、
立松です。
今回は大切なお客様との
メールのやり取りで、
気をつけるべきポイントに
ついてお話します。
■返信は必ず24時間以内
基本的にお問合せや、
ご注文のメールを受けたら
即返信するべきです。
応答に時間がかかったりすると、
お客様の不信感を大きくして、
安心してあなたのホームページで
問合せをしてくれなくなる可能性大です。
できるだけ早くメール返信を
行いましょう。
おすすめは問合せを
受け付けると同時に
返信を行う、
「自動返信メール」
を使うことです。
これを使えば、
お客様を待たせることなく
返事ができ、
こちらがきちんと
問合せに対して
答えるための時間を
稼ぐことができます。
■緊急時には電話も使うこと
出荷が間に合わないなど
メールで連絡をしていては
間に合わない場合は、
電話も併せて使う必要もあります。
ただ、
その場合は電話をする時間帯に
注意するようにしてください。
いくら急いでいるといっても、
深夜・早朝に電話をかけることは
非常識に当たりますよね?
そのあたりのマナーは
ホームページの場合でも同じです。
■目的別にメールを作っておく
お客様とのメールのやり取りで
気を付けることは、
・このメールが間違いとかイタズラの類ではないことを
ハッキリ説明できているか?
・きちんと連絡が取れる連絡先がメールに書いてあるか?
・メールに問い合わせたものやサービスの内容や金額が
間違いなく書いてあるか?
です。
あらかじめホームページ集客の
業務上で必要なお客様とのやりとりメールの
ひな形を作り用意しておきましょう。
加えて、
再度今までのお客様とのメールを見直して
足りない部分が無くて
失礼な対応をしていないかを
確認しましょう。

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