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こんにちは、立松です。
今回は、お客様とのメールのやり取りで気をつけるべきポイントについてお話ししたいと思います。
返信は24時間以内に
お客様とのやりとりで最も重要なことは、24時間以内に返信することです。
お問い合わせやご注文に対して遅い返信をしてしまうと、お客様に不信感を与えてしまい、今後のお問い合わせやご注文をすることをためらってしまう可能性があります。
そのため、できる限り早く返信するように心がけましょう。自動返信メールを設定することで、返信ができない時間帯でもお客様に返答できるようになります。
時には電話も使って
もう一つ大切なことは、緊急時には電話を使うことです。
例えば、出荷が間に合わないといった場合などは、メールでは対応しきれない場合があります。
そのような場合は、電話で対応することで早急に問題を解決することができます。
ただし、深夜や早朝などの時間帯には電話をかけるのは避けるようにしましょう。
時間帯によっては相手に迷惑をかけてしまうこともあるため、マナーを守ることが大切です。
目的別に・明確に・正確に
また、お客様とのメールのやりとりでは、目的別にメールを作成することが重要です。
メールが正確かつ明確になるように、ハッキリと説明することが大切です。
また、連絡先や問い合わせ内容、金額なども間違いのないようにチェックすることが必要です。
あらかじめひな形を作成しておくことで、迅速かつ正確な返信を行うことができます。
以上、お客様とのメールのやり取りで気をつけるポイントを紹介しました。
今後のメールのやり取りで、これらのポイントを意識することで、お客様との信頼関係を築くことができます。